Mkt-energo.ru

Город Мастеров
7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как разобраться в системе электронного документооборота

Электронный документооборот: что это такое, функции, системы ЭДО

Дата публикации: 01.10.2019

Актуально на Июнь 2021 года

Сегодня большинство компаний переходит от бумажного документооборота к электронному. Это экономит и время, и деньги организации. Электронный документооборот избавляет от бумажной волокиты. Обмениваться информацией можно 24 часа в сутки из офиса или любого другого места. Достаточно лишь иметь под рукой компьютер с электронной подписью и доступ в Интернет. Кроме этого, система электронного документооборота дает возможность контролировать ход работы в режиме реального времени.

Что такое электронный документооборот

Если говорить простыми словами, электронный документооборот — это обмен электронными документами через локальную сеть, Интернет или другие каналы. Электронный документооборот может происходить как внутри организации, так и между компаниями.
ЭДО позволяет не только обмениваться документами, но и организовывать работу без использования бумажных носителей: поиск документов, составление отчетов, ведение архива и многое другое.
Электронный документооборот осуществляется через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС России. Одна компания отправляет другой электронный документ. Адресат получает его в течение нескольких секунд на своем ПК. В это время оператор проводит автоматическую проверку электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствует ли формат документа требованиям законодательства. С помощью статусов отправитель может посмотреть, как двигается документ.

Виды электронных документов

Практически каждый документ можно перевести в электронный вид. Обычно компании переходят на электронные договоры, товарные накладные, различные счета, отчеты и прочее.
Электронные документы делят на неформализованные документы и формализованные документы.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другие документы, они освобождены от жесткого регулирования со стороны государства.
К формализованным документам предъявляют жесткие требования к формату и регламенту передачи. Формализованный документ — документ, который создан по формату ФНС, например, акт приемки работы. Формализованные документы влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.
Отметим, что неформализованные электронные документы могут в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и другое, в то время как, формализованные документы только в виде файла с расширением xml.

Функции системы электронного документооборота

Система электронного документооборота выполняет следующие функции:

  • регистрация документа;
  • контроль исполнения документов;
  • создание справочников;
  • контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
  • создание и редактирование реквизитов документов;
  • формирование отчетов по документообороту предприятия;
  • импорт документов из файловой системы и Интернета;
  • создание документа прямо из системы с помощью шаблона;
  • работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
  • электронное распространение документов;
  • работа с документами в папках;
  • получение документов с помощью сканирования и распознавания;
  • уменьшение затрат на доступ к данным и обработка документов.

Варианты ЭДО

Организовать систему электронного документооборота можно двумя способами. Во-первых, можно заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, которые будут подписаны электронной подписью через электронную почту.
Во-вторых, можно организовать ЭДО через специального оператора. В этом случае нужно присоединится к регламенту обмена электронными документами. После этого доступен обмен с контрагентами как формализованными документами, так и неформализованными.

Автоматизация электронного документооборота. Плюсы и минусы ЭДО

Электронный документооборот — это целая информационная система, включающая в себя специализированное программное обеспечение, электронную почту, интернет, локальную сеть и другое.
Электронный документооборот по сравнению с бумажным выглядит намного привлекательнее. Выделим основные преимущества ЭДО.

  • самое простое — снижаются расходы, связанные с затратами на бумагу;
  • экономится время — сотрудники тратят меньше времени, чтобы найти бумажный документ;
  • повышается прозрачность внутренней работы компании — система электронного документооборота дает возможность отслеживать статус документа;
  • ведется личная история каждого файла и сопутствующих ему документов — в любое время можно открыть все необходимые документы, содержащие требования, связанные с различными типами взаимоотношений между компанией и внешними субъектами;
  • оперативно составляются отчеты организации;
  • повышается безопасность данных.

Среди минусов можно отметить дороговизну программного обеспечения и расходы, которые связаны с обучением сотрудников и оцифровкой всех имеющихся документов.

Что нужно для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы внедрить электронный документооборот, нужно разработать и утвердить порядок электронного документооборота; назвать ответственных за его ведение; организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов; прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов; назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.
Все работники, которые наделены правом подписи документов, должны иметь электронную подпись.
Примерный алгоритм действий:

  • разрабатывается техническое задание;
  • выбирается IT-решение;
  • описываются бизнес-процессы;
  • составляются сметы, графики, списки необходимых ресурсов и общего плана работ;
  • внедряется ЭДО;
  • тестируется программа;
  • запускается система электронного документооборота;
  • контролируется использование системы.

Система электронного документооборота

Любая система ЭДО может содержать свойства перечисленных ниже категорий, однако, большая часть имеет конкретную ориентацию, связанную с позиционированием продукта.
1. Электронный архив — это система ЭДО, которая направлена на эффективное хранение и поиск данных.
2. Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow — обеспечивают движение некоторых объектов по определенному пути, который задан заранее. На каждом этапе объект может меняться, отчего его называют общим словом «работа». К работе привязаны документы, однако, они не являются здесь главными объектами. Благодаря этим системам организовывается определенная работа.
3. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это системы, которые объединяют в себе свойства описанных выше систем. Здесь базовый элемент может быть любым — работа или документ. Этими системами пользуются государственные органы, большие компании, где имеются определенные правила и процедуры движения документов.
4. Системы ЭДО, которые ориентированы на поддержку совместной работы — такие системы отличаются от предыдущих и не имеют четкой иерархии в организации и формализации потока работ. Задача таких ЭДО — обеспечение работы сотрудников в компании, где бы они не находились, и сохранение результатов проделанной работы.
5. Системы ЭДО, которые имеют развитые дополнительные сервисы. Яркий пример — сервис управления связями с клиентами (CRM). Такого рода сервисы разнообразны и могут включать различные наборы услуг.

5 видов электронного документооборота

Количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) медленно, но верно, растёт с каждым годом. Отчасти это связано с государственной инициативой и внедрением программы цифровой экономики. Но всё больше и больше владельцев бизнеса понимают, что новые времена требуют новых решений. Электронным документам в отличие от бумажных не страшен локдаун. И в случае нового карантина для полноценной работы компании электронный документооборот становится инструментом первой необходимости.

Электронный документооборот бывает разным. Заявление на выплату пособий на Госуслугах или электронная запись к врачу, это тоже ЭДО, только для физлиц. С компаниями и ИП всё сложнее. Но если вы твёрдо решили встать на путь цифровизации, стоит для начала определиться, какой вариант ЭДО вам нужен.

Внутренний электронный документооборот

Внутри любой компании существует стандартный набор рабочих документов. Это приказы, заявления, служебные записки, листы согласования, регламенты и прочее.

Документооборот в средней российской компании – это найти Ивана Ивановича, чтобы завизировать документ, который потом ляжет на подпись к Семёну Семёновичу. Исполнитель бегает по этажам, ждёт у дверей, пока нужный человек вернётся с перекура, а потом без конца звонит секретарше шефа, чтобы узнать подписан документ или нет.

Внутренний ЭДО решает эти вопросы. Документы составляются из шаблонов или загружаются в программу напрямую. Там же происходит согласование и подписание.

Электронные документы не теряются

Прозрачность. Видно, кто создал документ, кто внёс правки, кто согласовал и подписал

Экономия времени сотрудников

Удобно для работы в компании с несколькими офисами

Большой выбор решений на рынке под любые нужды

Финальный вариант документа всё равно, как правило, подписывается и хранится на бумаге

Сложно перевести сотрудников на новый формат работы

Компаниям, в которых часто используются внутренние документы

Компаниям с разветвлённой сетью офисов и филиалов, а также компаниям, которые перешли на удалённый режим работы

Внешний электронный документооборот

Это документооборот с подрядчиками и контрагентами. Как правило, речь идёт о первичных бухгалтерских документах (счета-фактуры, накладные, акты) В России он формализован, то есть обмениваться с контрагентами можно только документами в утверждённом формате и только через операторов ЭДО с действующей лицензией ФСБ.

Такие документы в обязательном порядке подписываются электронной подписью и имеют тот же юридический статус, что и бумажные экземпляры с синей печатью и подписью.

Иногда ЭДО становится обязательным. Например, если вы планируете продавать товар на самых популярных маркетплейсах страны (Ozon, Wildberries, Беру), а также производите или продаёте товар с обязательной маркировкой (табак, обувь, парфюмерия, фототехника, шины и др.).

Можно отказаться от курьерских служб и услуг почты. Электронные документы доставляются моментально, доставка подтверждается оператором

Электронные документы проще хранить

На рынке много решений для любого бюджета

Требуется электронная подпись, которую нужно регулярно обновлять

До сих пор не разработан формализованный шаблон договора

Между операторами ЭДО до сих пор существует роуминг

Компаниям с большим объёмом первичной бухгалтерской документации

Компаниям, участникам оборота маркированной продукции

Компаниям, желающим продавать товар на маркетплейсах

Вариант внешнего электронного документооборота для розницы и поставщиков. Это электронные каталоги, бланки заказа товаров, подтверждений заказа, уведомлений о поставке и приёмке, акты сверки и расхождений. EDI помогает структурировать объём информации и избежать путаницы при заказе большого количества разных товаров.

EDI популярен в Европе и Америке. В России же такой формат используется только для работы с крупнейшими розничными сетями, так как это обязательное условие сотрудничества для поставщиков.

Экономит время и минимизирует ошибки ручного ввода

Помогает избежать штрафов от крупнейших заказчиков.за недопоставки и пересортицу

У каждой сети свои требования к форматам документов

В России такой формат обмена документами непопулярен

Поставщикам федеральных и региональных сетей

Электронный документооборот с госорганами

Каждый, кто ведёт бизнес, обязан отчитываться за свою деятельность перед государством. Почти всегда это можно сделать электронно.

Контролирующие органы в нашей стране уверенно идут по пути цифровизации.

Собственный вариант электронного документооборота есть у Федеральной налоговой службы, Пенсионного фонда, таможни, Россельхознадзора и даже у Федерального агентства по рыболовству.

К сожалению, каждое ведомство при этом придумывает свою собственную систему, и бедному пользователю приходится лавировать между личными кабинетами.

Поэтому популярность набирают сторонние сервисы, где в режиме одного окна можно отчитываться сразу в несколько ведомств.

Например, сервисы электронной отчётности, которые позволяют отправлять данные не только в налоговую, но и в Росстат, Пенсионный фонд и Центробанк.

Или специальное программное обеспечение для магазинов, в котором можно отчитываться по продажам алкоголя, маркированных товаров, молочной продукции и т. д.

Можно не посещать отчётный орган лично и не отправлять документы почтой

Скорость обмена документами

Требуется электронная подпись

Информационные системы некоторых госорганов очень неудобные

Всем, кто по роду деятельности должен отчитываться перед государством.

Читать еще:  Можно ли использовать просроченный бетоноконтакт?

Кадровый ЭДО

Перевод кадрового документооборота в электронный вид – новый долгосрочный проект Правительства РФ.

С 1 января 2020 сотрудники российских компаний могут отказаться от бумажных трудовых книжек и перейти на электронный формат. Раз в месяц работодатель отправляет в Пенсионный фонд информацию обо всех кадровых изменениях, на основе которых формируется условная электронная трудовая книжка.

На очереди — перевод в электронный вид трудовых договоров. Пока это происходит добровольно и только в компаниях, подавших заявку на участие в эксперименте.

Большие перспективы

Больше контроля за соблюдением Трудового кодекса

Удобно при дистанционной работе

Скорее всего, нужна будет электронная подпись

Проект находится в начальной стадии

Всем, у кого есть постоянные или временные сотрудники.

Рано или поздно любой компании придётся сделать выбор: продолжать использовать бумажные документы в общении с партнёрами, госорганами, сотрудниками или переходить на цифру.

Надеемся, что наш материал помог разобраться в многообразии форм ЭДО и понять, какой вариант нужен именно вам.

Такском — крупнейший разработчик ПО для руководителей и бухгалтеров в России. Компания является первым оператором электронной отчетности и основоположником обмена электронными документами в стране.

20 лет Такском помогает организациям наладить взаимодействие с государством и контрагентами, а также упростить и ускорить внутренние бизнес-процессы.

С программными продуктами Такском для электронного документооборота можно ознакомиться по ссылке.

ЭДО: мифы и реалии электронного документооборота

Миф 1. Работать с бумагой спокойнее. Главное – есть печать и подпись

Для многих компаний удобнее работать по-старинке – традиционные документы в бумажном виде с печатями и подписью руководителя или главного бухгалтера. Например, это договор о поставке или оказании услуг, который оформлен на бумаге и его можно пощупать руками. Это вопрос привычки – руководителям сложно отказаться от привычного уклада с бумажным документооборотом.

Но реальность в том, что бумажные документы можно подделать и многие предприниматели сталкивались с такой проблемой. Подделывают и подписи, и печати. Это приводит к судебным спорам, финансовым потерям и даже краху бизнеса.

Электронная подпись – более надежная альтернатива (если подпись приобретается в аккредитованных удостоверяющих центрах). Цифровая подпись заменяет традиционные подпись и печать юридического лица, это специально зашифрованные данные, прикрепляемые к документам в электронном виде.

Электронная подпись подтверждает подлинность и авторство документов. С помощью этого инструмента можно сдавать через Интернет отчетность в государственные органы, обмениваться бухгалтерскими документами с партнерами и клиентами, заключать и расторгать договора.

Миф 2. Электронные документы украдут или оператор ЭДО передаст их третьим лицам

Среди собственников бизнеса есть опасения, что документы в цифровом виде могут украсть или как-то иначе использовать. В первую очередь, подозрение ложится на операторов электронного документооборота.

На практике операторы ЭДО работают по защищенных протоколам, а клиенты получают доступ к системе только одним из двух способов – либо по индивидуальному логину и паролю, либо по сертификату квалифицированной электронной подписи.

То есть, чтобы передать документы в электронном виде от одного участника другому, нужно использовать один из режимов подтверждения. Пароли пользователей системы ЭДО хранят в закодированном виде, для этого используют защищенные облачные хранилища. Ключи сертификатов для доступа есть только у пользователей. Поэтому, если собственник бизнеса ни с кем не делился данными для доступа, то документы надежно защищены – у операторов ЭДО отработанные технологии защиты данных, многоуровневые схемы защиты и резервирование данных.

За сохранность данных несут ответственность операторы электронного документооборота. Если все-таки произойдет форс-мажор в виде утечки данных, то отвечать за это по закону будет оператор ЭДО.

Актуальный реестр операторов ЭДО можно проверить на сайте Федеральной налоговой службы. Требования к операторам ЭДО прописаны в Приказе ФНС России, а их деятельность регулируется Налоговым Кодексом, Законом об электронной подписи, Законом об информации, информационных технологиях и о защите информации, Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н.

Миф 3. В бумажных документах проще ориентироваться

Этот миф также завязан на старых привычках – если десятилетиями складывались определенные правила систематизации бумажной документации, то будет сложно быстро и без проблем переучить сотрудников на работу исключительно с электронными документами.

Удивляет в этом противостоянии прогрессу то, что уже сейчас почти вся документация создается на компьютере – новые документы и таблицы создаются в офисных программах, а потом распечатываются на ближайшем принтере.

Будет удобнее хранить эти документы только в электронном виде и пользоваться всеми преимуществами:

  • электронный документ быстро создается, редактируется, можно сделать неограниченное количество копий и отправить всем участникам;
  • в электронном виде гораздо проще найти требуемую информацию в документе по сравнению с поиском на бумажном носителе;
  • перевод документации в электронный вид экономит пространство и упрощает архивирование;
  • увеличивается скорость принятия решений – быстрее и удобнее обменяться документами в электронном виде, что-то исправить и переделать по сравнению со старым форматом пересылки документации обычной почтой.

Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО

Для цифрового документооборота есть только одно важное условие – необходимо использовать квалифицированные электронные подписи. Какой конкретный удостоверяющий центр выдал подпись вашей организации или контрагентам, значения не имеет. То есть, ваша компания и ваши контрагенты могут использовать подписи от разных аккредитованных центров.

Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране

Еще один распространенный страх руководителей – у компании множество разбросанных по всей стране контрагентов, поэтому настроить эффективный цифровой документооборот сложно, если вообще возможно. В реальности все наоборот – система ЭДО идеально подходит для работы с большим количеством партнеров, упрощая обмен важной документацией.

Работа в «цифре» позволяет ускорить процесс обмена информацией. Если, например, в контракте допущена ошибка, можно быстро переделать документ и отправить повторно. При пересылке почтовыми службами такое исправление ошибки может занимать недели.

Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот

От владельцев малого бизнеса часто можно услышать, что у них ограниченные ресурсы, поэтому переходить еще и на цифровой документооборот нет смысла. Но если посмотреть объективно, то ситуация обратная – в условиях ограниченных ресурсов нет возможности нанять отдельный персонал для рутинной работы с бумагами.

Сотрудники тратят время на штамповку и регистрацию документов, ведение архива. Хотя хорошая система ЭДО упростит все эти процессы и даст доступ к любому необходимому документу в несколько кликов мышки.

Миф 7. Стоимость систем ЭДО – невыгодно платить за каждый отправленный документ

Это зависит от выбора конкретной системы ЭДО и тарифных планов. Отдельные операторы действительно предлагают тарифные планы с оплатой за отправку каждого документа, но есть пакетные тарифы – фиксированная оплата за месяц или за большой пакет отправленных документов.

Базовые тарифы на ЭДО стартуют от нескольких тысяч рублей в год, можно сравнить это с расходами на почтовые и курьерские доставки, офисную технику и её обслуживание. Если пересчитать все расходы бумажного документооборота, то «цифра» для большинства компаний обойдется дешевле. Плюс многие компании предлагают акции и скидки.

В зависимости от выбранного оператора цифрового документооборота и его тарифов меняется стоимость отправки документов, но обычно у систем ЭДО все входящие документы бесплатно.

Миф 8. У нас мало контрагентов и бумаг, нет смысла переходить на систему ЭДО

Здесь стоит задуматься о перспективе. Если сегодня у вас малый бизнес с несколькими контрагентами, типовыми контрактами и передачей актов и счетов-фактур, это может измениться в будущем.

Лучше еще на малых объемах грамотно настроить процессы, оптимизировать расходы. Если в будущем планируется рост и масштабирование бизнеса, изначально правильно настроенные процессы документооборота упростят этот рост.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

  • уменьшить количество бумажных документов в офисе;
  • сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;
  • снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;
  • уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;
  • избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их заново.

Электронный документооборот — самый быстрый способ доставить документы

Электронный документооборот в организации

Электронный документооборот в организации позволяет сократить время отправки бумаг партнёрам, оптимизировать работу бухгалтерии и юридического отдела компании. Также ЭДО сокращает финансовые затраты на проведение всех этих операций.

Электронный документооборот в организации — способ быстро отправлять партнёрам документы на согласование и также быстро получать от них подтверждение. Суть в том, что при установке системы весь процесс не требует распечатки бумажных документов и их пересылки контрагентам. Всё осуществляется через интернет, что сокращает затраты времени и денег.

  • Как работает ЭДО
  • Какие задачи решает ЭДО
  • Виды электронного документооборота
  • Правовое регулирование
  • Как подключить ЭДО
  • 5 причин обратиться именно к нам
  • Тарифы ЭДО
  • Не хочется читать, посмотрите видео

Как работает ЭДО

Электронный документооборот настраивается следующим образом: при помощи посредника (сервиса-оператора) в организации устанавливается специализированный программный продукт – система электронного документооборота (СЭД).

СЭД, разработанная нами называется «Транскрипт», она представляет собой стороннюю программу, которая устанавливается на рабочие компьютеры бухгалтеров и руководителей. Именно она позволяет создавать, пересылать, принимать подтверждения, хранить любые документы, например, договоры, соглашения, уведомления, а также текстовые и графические материалы любого вида.

Все материалы шифруются электронной подписью — это позволяет обеспечить высокую степень безопасности хранения документов. Квалифицированная цифровая подпись является заменой ручной подписи и штампа организации, такой документ имеет равнозначную юридическую силу, как и бумажный аналог.

Какие задачи решает ЭДО

В первую очередь ЭДО на предприятии позволяет оптимизировать затраты времени и денег на документооборот. По подсчётам специалистов, обработка одной бумаги (печатной) занимает порядка четырёх часов и обходится в 230 рублей, тогда как электронный вариант — два часа и от 3 до 7 рублей.

Можно выделить следующие преимущества от внедрения электронного документооборота в организации:

  • Все документы регистрируются в системе и хранятся на серверах. Их можно найти за пару секунд, благодаря удобному поиску.
  • Сокращение издержек по времени и по финансам, отказ от использования курьерских служб.
  • Подключение любого количества партнёров к единой системе. Проведение большого количества операций одновременно.
  • Чёткая система отчётности, возможность проследить статус документа на всех этапах обработки.
  • Проведение электронного аудита.
Читать еще:  Можно ли клеить плитку на пеноплекс?

Виды электронного документооборота

В зависимости от деятельности компании может быть подключён один из следующих ЭДО:

  • бухгалтерский;
  • кадровый;
  • управленческий;
  • производственный;
  • технологический;
  • складской;
  • архивный;
  • конфиденциальный.

Сколько деятельностей ведёт предприятие, такое количество ЭДО и подключается. При желании заказчика автоматизация может распространяться только на часть документооборота.

Правовое регулирование

Юридическое обоснование электронного документооборота осуществляется следующими законодательными актами:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»;
  • Приказ Минфина № ММВ-7-2/168;
  • Приказ Минфина № 50н;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/36;
  • Приказ ФНС № ММВ-7-6/253.

Как подключить ЭДО

Компания Такснет на протяжении 19 лет разрабатывает IT-решения для предприятий. Чтобы внедрить нашу систему электронного документооборота «Транскрит», просто оставьте заявку на сайте или позвоните по контактному телефону 8-800-333-80-89. Наши специалисты предоставят персональную консультацию и расскажут о деталях сотрудничества!

Как перейти на электронный документооборот

Уже несколько лет в России внедряют электронный документооборот. Например, в 2017 году правительство утвердило программу развития экономики, согласно которой к 2025 году 90% всех межведомственных операций должны проходить по интернету. Но это касается госсектора, а бизнес переходит на электронные документы добровольно. Вместе с советником по аудиту Светланой Рыжовой разбираемся, что такое электронный документооборот и как перестать подписывать договоры на бумаге.

Что такое электронный документооборот

Электронный документ — это как бумажный, но в электронном виде, например пдф-файл. Электронными могут быть счета, договоры, акты, накладные, отчеты и ведомости. Чтобы они имели юридическую значимость, их подписывают цифровой подписью. Если в документ внесут изменения, подпись будет недействительна, пока не подпишут заново.

Если договор понадобится как доказательство в суде, его можно распечатать и заверить у нотариуса. Еще электронные документы можно загрузить через сервис «Мой арбитр».

Кому и зачем нужны электронные документы

Электронным документооборотом в России пользуются 30% компаний. Реже всего электронные документы используют предприниматели и компании на ЕНВД — таких около 5%. Бизнес на УСН оцифровывает данные в 12% случаев, а на ОСНО — примерно каждая вторая компания.

Во время пандемии, когда многие компании перешли на удаленку, ЭДО вырос на 30%. Электронные договоры быстрее и дешевле отправлять, чем бумажные, поэтому их доля будет постепенно увеличиваться. Но нужны стартовые затраты на электронную подпись и сервисы, поэтому не всем компаниям выгодно переходить на цифровой обмен данными.

Электронные документы нужны и крупному бизнесу, и малому. Крупному, потому что с ними можно экономить: отправка заказного письма почтой стоит 200-300 рублей, а электронного — 7-10 рублей через сервис ЭДО. Если отправлять десятки договоров и актов в день, выходит существенная экономия.

Малый бизнес тоже заинтересован в ЭДО:

  • не нужно хранить бумажный архив и выделять для него место;
  • можно получать оплату и отгружать товар или оказывать услуги день в день.

С бумажными документами работа затягивается. Например, если отправили товар, а в накладной ошибка, нужно переделывать документ и отправлять курьером. Это может занять несколько дней, особенно если партнер в другом городе. С электронной накладной можно исправить ошибку и отгрузить товар через час.

Как перейти на ЭДО

Чтобы перейти на электронный документооборот, нужно выпустить электронную подпись, уговорить партнеров сделать то же самое и выбрать оператора ЭДО. Теперь по порядку.

Договориться с партнерами про ЭДО. Нельзя отправить документ с электронной подписью, а получить с рукописной. Поэтому с электронными документами не получится работать в одиночку: обе стороны должны подготовиться.

Например, работодатель хочет подписывать электронные трудовые договоры. Для этого сотрудникам нужно выпустить электронную подпись, а если они откажутся, то договор придется подписывать на бумаге. То же самое и с контрагентами: если партнер не хочет ничего менять, с ним придется обмениваться документами по старинке. Поэтому сначала нужно узнать, кто согласен перейти на ЭДО. Если из десяти партнеров цифровая подпись есть у одного, возможно, переходить на электронный документооборот будет невыгодно.

Выпустить электронную подпись. Электронные подписи выпускают удостоверяющие центры и их представители. Покупать подпись можно у компаний, которые сертифицированы Минкомсвязью. Список таких центров есть на едином портале электронной подписи.

Электронная подпись может выглядеть как флешка или доступ в программу. Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Подписывать документы можно любой из них, но для налоговой, тендеров и суда нужна квалифицированная, а для всего остального подходят простая и неквалифицированная.

Выбрать оператора электронного документооборота. Документы можно отправлять по имейлу, но это небезопасно: почту могут взломать. Некоторые документы к тому же нельзя отправлять на обычный ящик, например декларации в налоговую и счета-фактуры. Для них нужен сервис электронного документооборота. По сути, это та же почта, но с усиленной криптозащитой. Даже интерфейс похож: есть входящие и исходящие письма, редактор документов, архив.

В России несколько десятков операторов, полный список есть на сайте ФНС. Чтобы начать с ними работать, не нужно подписывать договор. Достаточно зарегистрироваться на сайте, оплатить тариф и загрузить электронную подпись. Многие операторы выпускают подпись за отдельную плату.

Неважно, какой оператор у вашего партнера: системы обмениваются данными между собой в любом случае.

Сколько стоят электронные документы

На электронные документы тоже нужны расходы:

  • электронная подпись стоит около 2000 рублей в год;
  • программы криптошифрования и драйверы — 1500 рублей в год;
  • отправка документа через сервис ЭДО — 6-8 рублей за штуку, зависит от тарифов сервиса.

Сервисы ЭДО предлагают тарифы по количеству документов: например, можно купить пакет на 500 или 10 000 документов. Чем больше, тем дешевле.

По закону документы нужно хранить: например, трудовые договоры — 50 лет, а счета-фактуры — 5 лет. Для бумажных документов нужно выделять архив или арендовать специальные помещения. С электронными документами то же самое, но их можно хранить в облаке.

Как организовать электронную систему хранения документов

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Как оцифровать документы

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

  • тип документов;
  • хронология создания;
  • принадлежность к конкретному подразделению.

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Полученные изображения документов часто требуют дополнительной обработки. При плохом качестве оригиналов возможны дефекты печати, блёклость или нечёткость. Важно найти и исправить все недостатки.

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

  • OCR Online;
  • NewOCR;
  • Free OCR.

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Как систематизировать электронную документацию

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

Что такое электронный документооборот и как он работает

Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями. Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.

Электронный документооборот

Что вы узнаете

  • Кому подходит
  • Схема работы
  • Преимущества ЭДО
  • Как совмещать бумажный ЭДО с электронным
  • Как понять, что пора переходить на ЭДО
  • Как начать работу с ЭДО
  • Какую ЭП использовать
  • Частые вопросы

Кому подходит

Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.

Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.

Читать еще:  Чем можно закрыть дверной проем вместо двери

Схема работы

Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.

  1. 1. Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.
    Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
  2. 2. Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
  3. 3. Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.
    Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.

Преимущества ЭДО

  • Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
  • Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
  • Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
  • Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
  • Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.

Как совмещать бумажный ЭДО с электронным

Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве. В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.

  • В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
  • Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
  • Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
  • По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.

На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

  • возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
  • разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
  • персональные доработки СЭД под потребности компании;
  • интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
  • доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.

Как начать работу с ЭДО

Для обмена электронными файлами участники процесса должны:

  1. 1. купить электронную подпись;
  2. 2. подключиться к оператору данных;
  3. 3. внедрить систему электронного документооборота.

С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО. В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек. А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.

Какую ЭП использовать

Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.

Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.

Зачем нужен ЭДО и с чего начать, или электронные документы vs бумажные носители

Кипы бумаг на столе, шорох от перекладывания документов, тихое недовольство сотрудников, исправляющих ошибки… Так может начинаться исторический фильм или роман, происходящий в каком-то офисе из нашего недалекого прошлого.

С появлением электронного документооборота все изменилось. Многие современные руководители слышали про ЭДО. Он становится трендом в бизнесе, позволяя сделать достижения ИТ-технологий конкурентным преимуществом. В большинстве случаев бизнес только выигрывает, в перспективе это особенно заметно.

Скептицизм и недоверие к нововведениям — нормальная реакция человека на что-то непонятное и неизученное, поэтому возникают логичные вопросы: всем ли выгоден ЭДО и как это работает?

Мы решили рассказать, когда и зачем вашему делу понадобится переходить на электронные документы, как это сделать, какие сложности могут возникнуть в реальности, а что только кажется страшным.

Итак, разберёмся, кто победит в этом противостоянии: проверенная десятилетиями бумага или новые электронные документы?

Главное про систему электронного документооборота

Возможности системы электронного документооборота впечатляют, если сравнивать её с привычными бумажными носителями.

Стало гораздо проще формировать, хранить, отправлять и получать документы.

При этом ничего не теряется, информация защищена, а бонусом — возможность автоматизировать некоторые бизнес-процессы.

Для чего нужен ЭДО?

Оптимизировать обмен информацией внутри компании (особо актуально для крупных предприятий, сети филиалов).

Оперативно обмениваться документами с контрагентами.

Сделать работу с документацией более прозрачной и удобной.

Как все работает

К системе должны подключиться все участники документооборота, участвующие в конкретной цепочке: и те, кто поставляет товары (производители, поставщики, оптовые базы, посредники), и те, кто их закупает, чтобы потом продавать (розничные магазины, отделы, салоны, бутики, островки и любые торговые точки).

Сам процесс обмена информации происходит внутри системы. Каждый подписывает документы со своей стороны при помощи сертификата электронной подписи.

Победа над «бумажными» проблемами. Что получает бизнес от ЭДО

Некоторые предприниматели считают, что внедрение цифровых технологий будет только лишней тратой средств. При этом бизнесмены не всегда корректно оценивают риски, связанные с использованием способа передачи информации, завязанного на бумагах и пересылке через курьеров, экспедиторов, торговых представителей и почты.

Как действовать. 5 шагов

Если руководитель принял твердое решение не отставать от современных бизнес-тенденций, то предстоит пройти следующие шаги:

Если переход затянется, то сотрудники будут дублировать документы и в электронном, и в бумажном виде. Очевидно, что выполнение двойной работы не способствует повышению производительности труда и развитию компании.

Кроме того, рекомендуем ещё на этапе планирования заложить в бюджет некоторую статью расходов. Без затрат обойтись невозможно. Только после «обкатки» системы станут видны результаты ее внедрения и руководство сможет оценить его экономический эффект.

Хорошо, если вы разработаете внутренние регламенты, составите чёткие инструкции и дадите сотрудникам лаконичные памятки.

Чаще всего момент обязательного обмена информацией в системе ЭДО прописывают в договорах и доп.соглашениях.

Смысл внедрения электронного документооборота утрачивается, если контрагенты не будут подключены к системе.

Сложность может быть в том, что не все компании ещё освоили ЭДО. А значит, с некоторыми предстоят переговоры, в ходе которых предстоит склонить важных для вас партнёров тоже автоматизировать документооборот и продолжить сотрудничество.

Каким компаниям действительно нужен ЭДО

Крупный масштаб — однозначно

Если документооборот с контрагентами и внутри компании достигает значительных масштабов, то следует задуматься о внедрении ЭДО.

Использование электронного документооборота поможет сократить расходы, если число отправленных и полученных документов превышает несколько сотен в месяц.

В таком случае вы снизите издержки по этой статье расходов и минимизируете риски, связанные с сохранением в тайне конфиденциальной информации. Плюсом исключите неприятности и штрафные санкции, связанные с ошибками в документации.

Малый и средний бизнес — актуально

Сейчас специалисты сходятся во мнении, что для компаний в сегменте малого и среднего бизнеса электронный документооборот не менее полезен, чем для гигантов, так как для такого сегмента особенно важно максимально ускорить исполнение договоров.

ЭДО позволяет получать оплату за товар или услуги в тот же день, когда пришли документы.

Микробизнес — на перспективу

Не совсем верно говорить о бесполезности ЭДО даже тогда, когда документооборот с контрагентами в настоящее время ограничивается парой актов. Важно думать о потенциальном развитии: в будущем могут появиться крупные партнеры, с которыми вести дела по старинке станет невозможно.

Да и вообще удобство электронных документов и их доступность однозначный плюс для любого современного проекта в сфере торговли, общепита и услуг.

ЭДО — это дорого?

При работе через оператора ЭДО клиенту приходится платить за каждый исходящий документ. Входящие бесплатны.

Средняя рыночная стоимость отправки документа составляет 3-6 рублей. Причём чем больше документов, тем ниже стоимость каждого.

При малом объёме можно ограничиться минимальным пакетом, обычно это порядка 100 штук. Однако есть риск, что через какое-то время придётся приобретать дополнительные пакеты.

Экономически целесообразнее обратить внимание на более масштабные тарифы, которые предусматривают возможность отправки 500-1000 или даже более документов.

Для совсем внушительного объема операторы способны предложить индивидуальные условия, чтобы привлечь крупного постоянного клиента.

Как показывает практика, переход на ЭДО выгоден, если требуется ежемесячно отправлять не менее 100 документов в месяц или порядка 1000 в год.

В этом случае отказ от бумажных носителей и связанных с их использованием расходов даст положительный экономический эффект.

Другие затраты

Для начала работ, в принципе, не нужны великие суммы.

— Компании потребуется выпустить квалифицированную электронную подпись, если таковой ещё нет. Это обычно стоит 2-5 тысяч рублей.

— Непосредственно подключение к Оператору, естественно, бесплатное. Заплатить нужно только за сам тариф, цены зависят от условий конкретной платформы и количества документов.

— Возможно, понадобятся услуги программистов по настройке оборудования или обновление программных продуктов. Этот момент уточнят менеджеры компаний, куда вы обратитесь за консультацией.

— При работе с маркировкой, где ЭДО теперь стал обязательным, обычно приходится закупать сканеры, принтеры этикеток, решать вопрос с онлайн-кассами и товароучетной системой. Бюджет рассчитывают под нужды конкретного предприятия, он может обойтись парой тысяч рублей, а может потребовать и десятки тысяч.

Выводы

На нынешнем этапе развития рынка внедрение системы принесет максимальную выгоду компаниям, у которых значительный документооборот с внешними контрагентами.

При этом работа с электронными документами однозначно снижает непроизводственные расходы и повышает эффективность бизнес-процессов. Хотя все это тоже, конечно, требует определенных затрат на оплату тарифа и сил, чтобы перестроиться на новый порядок работы.

Ритейл-эксперты считают, что для компаний, стремящихся повысить уровень обслуживания потребителей и взаимодействия с поставщиками, внедрение ЭДО становится жизненно важным. Отставание в этом направлении может ухудшить показатели работы, ведь от быстроты обмена документами сильно зависит скорость развития бизнеса и в целом успешность предприятия.

Статья подготовлена специалистами компании ПОРТ. Информационная поддержка: Сергей Хорош.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector